Scanflow

Použití multifunkčních zařízení Konica Minolta s aplikací ScanFlow je tím nejjednodušším způsobem, jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do Wordu nebo Excelu, aniž by museli použít jakoukoliv další aplikaci nebo zvláštní (pro tyto účely určený) přístroj. Již vytištěné dokumenty tak lze snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování a to pomocí zařízení, které je v kanceláři denně používáno.

SCANFLOW1

Vlastnosti

Převod dokumentů
Nejzajímavější vlastností ScanFlow je schopnost převádět papírové dokumenty do jejich editovatelných formátů. Díky tomu je možné:

  •  zpracovávat dokumenty, které Vám byly zaslány v papírové podobě
  •  citovat část z textu dokumentu bez nutnosti časově náročného přepisování
  •  část textu korigovat a následně dále zpracovat - není problém upravit chybný údaj v tabulce nebo opravit gramatickou chybu, i když se jedná o tištěný dokument bez elektronického originálu.

 

Navíc je tato funkce zprostředkovaná přístrojem, který uživatelé využívají dennodenně, mimo jiné i jako skenovací zařízení. Proto je použití ScanFlow velice intuitivní a přirozené.


Skenování do archívu
Velkou výhodou ScanFlow je integrace základního archivačního řešení. Všechny dokumenty v archívu jsou ukládány do formátu sPDF, který zachovává vzhled původního dokumentu (naskenovaný obrázek je nezměněn) a současně do dokumentu vkládá textovou vrstvu, kterou ScanFlow na papíře rozpoznalo. Tím je umožněno fulltextové prohledávání v celém archívu, které je nesrovnatelně rychlejší oproti vyhledávání v klasickém papírovém archívu.
ScanFlow umožňuje v rámci archivu i správu adresářů. Vhodnou volbou těchto adresářů se vytváří struktura určená k archivaci jednotlivých typů dokumentů, a tak například naskenované faktury nebo dodací listy budou uloženy na jednom místě.


Skenování do emailu
ScanFlow zachovává mimo jiné i standardní skenovací funkce zařízení. Kromě možnosti výběru ze standardních obrazových formátů, jakými jsou TIFF, JPEG, XPS nebo PDF a nastavení kvality výstupního obrazu, získáváte především jednodušší výběr cílového příjemce skenů.

Přednosti

Uživatele nadchne

  • výrazné usnadnění práce odstraněním pracného a časově náročného přepisování papírových dokumentů
  • intuitivní ovládání, pomocí něhož jsou tištěné dokumenty převedeny do Wordu či Excelu jedním dotekem
  • není nutné ovládat další aplikace či zařízení a učit se pracovat s jinou technikou, než která je dennodenně používána
  • vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do emailu či datového úložiště během několika sekund

 

Co zaujme finančního ředitele

  • nízké pořizovací náklady - není nutný nákup mnoha licencí pro každého z uživatelů, pro všechny uživatele stačí pouze jedna licence umístěná na serveru a zpřístupněná uživatelům prostřednictvím multifunkčního zařízení
  • několikanásobné zrychlení a zjednodušení práce zaměstnanců, kteří neztrácí čas při prohledávání papírových dokumentů
  • efektivnější využití práce zaměstnanců, kteří zbytečně neplýtvají úsilím nad mechanickým opisem dokumentů

IT správce uvítá

  • jednoduchou centrální správu bez ohledu na velikost řešení
  • propojení s adresářovými službami, které zjednodušují administraci uživatelů
  • zpřístupnění rozpoznávání textu uživatelům bez nutnosti rozšiřování strojového parku v kancelářích

Kde nás najdete